Le aziende devono “nutrirsi” di utili in modo costante nel tempo.
I professionisti che lavorano in Sinergia si occupano di sistemi di gestione aziendali da 20 anni e, grazie all’associazione ad UNI, dal 2009 hanno seguito passo passo dentro all’interno delle commissioni, l’emissione della nuova ISO 9001:2015.
Ora le aziende certificare hanno tre anni per fare la transizione e questo passaggio deve essere usato per aumentare gli utili e conseguire altri vantaggi.
Le aziende italiane hanno molte difficoltà ad essere competitive sul mercato ma i problemi non sono di prodotto, ne è la prova il fatto che i prodotti italiani sono esportati in grandissime quantità in tutto il mondo. Il problema sembra più essere la difficoltà di trasformare in opportunità le minacce che il contesto presenta (ad es. innovazione tecnologica, innovazione digitale, internazionalizzazione, ecc. solo per citare le più rilevanti).
Una gestione più manageriale può dimostrarsi di grande aiuto per garantirsi utili costanti e continuativi nel tempo, in questo senso comprendere ed impiegare in azienda le novità della nuova 9001:2015 è un passo utile in questa direzione (serve a prendere velocity).
Per iniziare a farvi prendere familiarità con le novità della ISO 9001:2015, nel presente articolo vi elenchiamo e commentiamo i punti principali rispetto all’edizione precedente; approfondiremo tali punti nei successivi articoli per farvi entrare in profondità nell’argomento.
TEMA 1: LA LEADERSHIP.
Le aziende devono generare coraggio ed intraprendenza in tutto il personale e l’esempio deve partire dal vertice.
Sinergia, da sempre, nel realizzare sistemi di gestione si rivolge al massimo livello organizzativo sensibile a questo tema e quindi non possiamo che comprendere le ragioni che hanno portato a rimuovere l’obbligo della figura del rappresentante della direzione per la qualità al fine di spingere per un maggiore coinvolgimento (partecipazione attiva) e corresponsabilità dell’alta direzione.
Finalmente con la nuova 9001:2015 non sarà più accettato un sistema di gestione disgiunto dai processi di business che produca l’applicazione sterile di regole burocratiche.
Il top management deve definire gli orientamenti e obiettivi aziendali e per la qualità, coerenti con le strategie aziendali e il contesto. Questo è un modo utile di usare i sistemi di gestione per raggiungere gli scopi aziendali. La soddisfazione del cliente e delle parti interessate (fra le quali per noi c’è il personale, soci inclusi) non solo deve essere garantita, ma l’alta direzione ha la responsabilità di aumentarla nel tempo.
TEMA 2: IL RIESAME DELLA DIREZIONE, IL CONTESTO, LE PARTI INTERESSATE E L’HLS.
In azienda il personale deve lavorare secondo un’unica guida in modo coeso.
Sinergia implementa Sistemi di Gestione Integrati Aziendali SGIA dal 2009 più o meno da quando ne parla ISO che, a distanza di 6 anni, recepisce questo approccio nell’HLS (High Level Structure, struttura di alto livello) un nucleo comune di principi da applicare trasversalmente a tutte le nuove norme sui sistemi di gestione (qualità, ambiente, sicurezza, ecc.).
L’opportunità dell’HLS per le aziende è rendere semplice l’integrazione di sistemi di gestione diversi (qualità, ambiente, energia, ecc.) in un unico sistema.
Nota: a partire da ottobre 2016 con la pubblicazione della ISO 45001, norma che sostituirà la OHSAS 18001, l’integrazione sarà possibile anche per il tema sicurezza.
Riguardo al riesame la nuova 9001:2015 chiede la creazione di un documento di sintesi integrato che contempli il contesto e i fattori rilevanti interni per l’azienda. Il riesame diventa uno strumento fondamentale per determinare l’idoneità e l’efficacia del sistema di gestione al fine di conseguire gli obiettivi aziendali stabiliti. Al top management si richiede di considerare nel riesame le opportunità di miglioramento coinvolgendo tutto il personale aziendale rilevante al fine di stimolare ed impiegare tutta l’intelligenza a disposizione.
TEMA 3: “CONTESTO ORGANIZZATIVO” E “PARTI INTERESSATE”.
Le aziende devono stare al passo con l’innovazione, cavalcarla e non finirci sotto, sfruttare le energie esterne ed interne, anche quelle che non dipendono da loro.
Così come un pesce che vive in un fiume risente dei periodi di piena e di secca, anche le organizzazioni, che sono organismi psico-socio-tecnici, risentono dell’ambiente circostante (si pensi alle conseguenze economiche dei recenti attentati a Parigi in particolare per l’industria turistica ma non solo). Pertanto, l’azienda deve determinare quali aspetti potrebbero impattare positivamente per essere usati per raggiungere gli obiettivi con minori sforzi o negativamente a fronte dei quali agire preventivamente per assorbire il colpo.
In parole semplici il cambiamento
- deve essere pianificato;
- ci deve essere una chiara definizione delle finalità da perseguire
- deve tenere conto:
- di minacce ed opportunità (tenendo conto del contesto e delle parti interessate)
- di punti di forza e di debolezza dell’organizzazione stessa;
- e deve prevedere l’acquisizione delle conoscenze (Know How) indispensabili per cogliere l’opportunità.
Questo approccio, raccomandato nella nuova 9001:2015, permetterà di avere una fonte di vantaggio competitivo sulla concorrenza per il business aziendale.
TEMA 4: RISK BASED THINKING.
Il personale aziendale deve prendere decisioni consapevoli per perseguire le opportunità (piano A) e prevenire i rischi (piano B)
Sinergia applica questo approccio da sempre negli sistemi di gestione ambientale e sicurezza ove è da sempre naturale impiegarlo ma se si vuole fare gestione aziendale in modo professionale tale approccio non può non essere adottato anche in ottica di soddisfazione del cliente analizzando i rischi connessi a processi aziendali (ad es. FMEA di processo, ad esempio della progettazione dei nuovi prodotti), prodotti spediti (ad es. FMEA di prodotto) e servizi erogati ai clienti.
Ragionare sistematicamente in termini di “rischi e opportunità”, richiede alle persone interne alle organizzazioni di cambiare approccio mentale nell’assumere decisioni. Se il personale sarà incentivato a ragionare sistematicamente in termini di “rischi e opportunità” le attività che verranno svolte saranno più utili all’azienda perché maggiormente meditate in termini di possibili effetti positivi e negativi.
L’adozione di questo approccio ha consentito l’eliminazione dell’esigenza di parlare di “azioni preventive” come strumento isolato, a favore di un loro impiego implicito in ogni processo aziendale.
TEMA 5: APPROCCIO PER PROCESSI.
Le aziende sono delle collane composte da anelli uno concatenato all’altro, l’anello più debole determina le prestazioni dell’intera organizzazione.
Anche se non è una novità, viene sottolineata e rilanciata l’importanza dell’approccio per processi.
TEMA 6: APPROVVIGIONAMENTO ESTERNO.
Le aziende devono evitare che i problemi dei fornitori si riversino su di loro; riteniamo utile applicare l’approccio basato sul rischio per determinare il tipo e l’estensione dei controlli su ciascun approvvigionamento ed in modo particolare sui processi interni affidati all’esterno (outsourcing, terzisti e appaltatori).
Con la nuova 9001:2015 oltre a tenere sotto controllo tutti i processi affidati all’esterno e i prodotti acquistati è necessario tenere sotto controllo anche i servizi forniti quale ad esempio un accordo con una società collegata.
Infine, per evitare che violazioni della proprietà del fornitore possano causare danno all’azienda e ai clienti della stessa, è necessario dimostrare di rispettare la proprietà del fornitore e in particolare la proprietà intellettuale.
TEMA 7: GLI AUDIT ISO 9001:2015.
Le aziende devono dotarsi di auditor indipendenti e competenti che li aiutino a tenere sotto controllo il raggiungimento degli obiettivi.
Sinergia da sempre fornisce audit in tal senso e finalmente viene chiarito che un auditor non è un ispettore dell’agenzia delle entrate ma un partner che valuta se l’azienda è in linea con il raggiungimento degli obiettivi ed è in grado di reagire ai cambiamenti di contesto e agli imprevisti interni, grazie alle proprie abilità e al sistema di gestione suggerito dalla 9001:2015.
TEMA 8: LE INFORMAZIONI DOCUMENTATE.
Le aziende devono decidere da sole come dare evidenza del rispetto della norma, per quanto è utile a loro stesse al fine di raggiungere gli obiettivi.
La nuova 9001:2015 ha un approccio meno prescrittivo in termini di documentazione, non è più richiesto un “manuale della qualità” e delle “procedure gestionali” e questo mette in condizione le aziende di dotarsi autonomamente dei documenti ritenuti utili e necessari.
Qualora si decida di mantenere i documenti fino ad oggi predisposti, le procedure saranno più facilmente integrabili e sarà possibile adattare la documentazione in base al contesto in cui opera l’azienda e alle prestazioni che vuole raggiungere.
Sinergia suggerisce di usare l’approccio al rischio per decidere quali informazioni documentate tenere sotto controllo e gestire (modalità di rilascio, archiviazione, …) al fine di garantire la soddisfazione del cliente e, diciamo noi, a produrre utili in modo costante nel tempo.
CONCLUSIONE
La nuova norma ISO 9001:2015 non evidenzia concetti assolutamente nuovi. Chi è già cliente Sinergia applicava da tempo gran parte delle novità sopra elencate nei propri sistemi di gestione. Tuttavia, tali elementi di novità vanno usati:
- come occasione di formazione e per aumentare la consapevolezza del personale al fine di migliorare la gestione d’impresa;
- per migliorare le prestazioni aziendali e il sistema di gestione come scelta strategica aziendale orientata a conseguire il successo dell’organizzazione.
Autori dell’articolo: Massimiliano Londei e Massimo Lancietti
BIBLIOGRAFIA:
- UNI EN ISO 9001:2015 – versioni italiane set15 e ott15
- Quaderno CONFORMA Linee Guida per l’applicazione della ISO 9001:2015 – revisione nov 2015;
- Quaderno 1 – struttura di alti livello e ISO 9001:2015 – collana I quaderni della qualità – autore Nicola Gigante
